WORKING PLACE MANAGEMENT

“S3 = SHINE = Pembersihan adalah kegiatan membersihkan tempat kerja dan alat kerja. Membersihkan sekaligus memeriksa, sehingga alat atau mesin benar-benar siap untuk dipakai kembali dan dalam kondisi bersih akan memudahkan proses problem solving dan memotivasi untuk memproduksi mutu.”

Prinsip pada S3 = SHINE = Pembersihan adalah:

• CLEAN, Bersihkan tempat kerja.
• Memungut: Tangan, Sekop kecil, Magnet Stick
• Mengelap: Kain lap, Kanebo
• Menyapu: Sapu, Penyapu, Ijuk
• Mencuci : Bahan pencuci, Washer/Cleaner Liquid
• Menghisap: Vacuum cleaner
• Menggosok: Sikat (Brusher)
• Mengecat: Kuas, Cat

• INSPECT, Membersihkan juga sekaligus memeriksa. Apa yang seharusnya ada dan bagaimana seharusnya, penyimpangan yang ada cepat dilaporkan dan lakukan perbaikan. Sehingga pada saatnya akan dipakai untuk bekerja, kondisi telah siap dijalankan.

• DETECT, Mendeteksi sumber terjadi kotoran, ceceran, bocoran dan rembesan. Segera tanggulangi. Yang terbaik yang seharusnya dilakukan adalah TIDAK MELAKUKAN KEGIATAN KEBERSIHAN, namun alat selalu dalam kondisi mengkilap dan siap pakai.

• CORRECT, Lakukan tindakan koreksi setelah ditemukan sumber masalah. Hilangkan segera, sebelum muncul masalah baru.

• PERFECT, Kondisi sempurna akan terjadi bila aktivitas perbaikan telah menyentuh hal-hal yang terkait dengan pencegahan munculnya masalah lama dan kemungkinan bagi masalah baru. 
 

 

7 Langkah penerapan S3 = SHINE = PEMBERSIHAN:

1. Tetapkan Sasaran Penerapan Resik

2. Membagi Tugas dan Tanggung Jawab Resik

3. Tetapkan Metode Kebersihan

4. Tentukan Jadwal Kebersihan

5. Siapkan Sarana Kebersihan

6. Laksanakan Kebersihan

7. Membuat Standard Kebersihan Area Kerja

Kegiatan ini adalah bukan milik CLEANING SERVICE. Ini adalah tanggung jawab pekerja di Area tersebut. Operator MESIN #1, bertanggung jawab terhadap Qualitas, Produktivitas, Kebersihan Alat/mesin/meja kerja dan pelaporan hasil pekerjaannya. Bahkan pada tingkat penerapan TPM (TOTAL PRODUCTIVE MAINTENANCE), cakupan tanggung jawab operator hingga pada level perawatan mandiri.

Hal-hal yang menjadi perhatiaan pada saat melakukan pembersihan:

• Saringan alat pendingin kotor dan tersumbat
• Minyak pelumas (bocor/rembesan) tercecer dimana-mana
• Barang terjatuh dari tempatnya
• Papan pengumuman yang kadaluwarsa dan penuh robekan/coretan tangan
• Barang peyok dan bengkok
• Debu menempel dimana-mana
• Ceceran perlengkapan packing dimana-mana
• Tercampurnya barang rusak dan barang bagus

Prinsip dasar untuk mempertahankan tempat kerja agar selalu bersih adalah:

1. Bila alat kotor setiap hari, maka harus dibersihkan setiap hari pula

2. Waktu membersihkan bagian bergerak, pastikan mesin dalam kondisi mati kemudian kunci, kemudian bersihkan

3. Bersihkan dengan kain bersih bukan dengan semprotan kompresor

4. Semprotan udara dapat membawa kotoran kemana-mana dan kotoran cenderung menuju lorong sulit dijangkau

 

Keuntungan penerapan S3 = SHINE = PEMBERSIHAN:

1. Mesin dan tempat kerja selalu siap dioperasikan

2. Baut dan Jointing kendor terdeksi dini

3. Mudah melakukan pemeriksanaan, Pengontrolan stock lebih cepat dan akurat

4. Kualitas kerja dapat terlihat dengan jelas

5. Mudah dalam melakukan pengamatan dan problem solving

6. Cepat dalam melakukan repairing & tindakan preventive

7. Umur mesin lebih lama

8. Hasil kerja yang optimum

9. Motivasi pekerja tinggi

10. Efektifnya pencegahan kecelakaan kerja

PONDASI #2, WORKING PLACE MANAGEMENT

 

“S2 = SET IN ORDER = Penataan adalah kegiatan menata barang sesuai dengan peruntukannya dan berprinsip bahwa setiap barang memiliki tempat khusus baginya. Tujuannya adalah memudahkan semua orang untuk dapat dengan cepat (kurang dari 3 menit) menemukan barang yang diperlukan.”

Hal-hal yang perlu dikerjakan dalam akivitas S2 = SET IN ORDER (Penataan):

• Hilangkan barang-barang yang dihampar dilantai, dikolong dan sudut2 ruangan
• Tata hingga barang mudah ditemukan, digunakan dan diambil
• Buat mudah dilihat dimana barang tersebut berada
• Buat mudah untuk mengetahui barang tersebut tidak ditempatnya

5 RIGHT Prinsip dasar S2 = SET IN ORDER = PEMILAHAN:

(1) RIGHT LABEL

Prinsip pelabelan yang benar adalah:

• SETIAP BARANG MEMILIKI NAMA DAN TEMPAT
• Penamaan Identifikasi yang unik, mudah dibedakan dengan mudah (digit/angka/alphabetic, warna label)
• Pelabelan menunjukan Area ;Bagian dari Area (sub-area) ;Lokasi pasti ; Mudah dikenali ‘Famili-nya (Jenis atau type atau kelompok)
• Dapat diketahui umur barang tersebut dan expired date-nya
• Jumlah barang dengan mudah dihitung dan dicocokan dengan label (Barang-barang yang kecil disatukan dalam satuan terkecil; setiap 10 atau 12 atau 144… dst) 

(2) RIGHT AMOUNT

• Batasan jumlah sangat mudah dikenali (Maximum, Re-ordering point, Minimum level…)
• Bila dilakukan stock-counting dengan mudah dilakukan dan cepat.
• Setiap penyimpangan akan jumlah, dengan mudah dideteksi dari jarak 3 meter (minimal)

(3) RIGHT PLACE

• Barang yang disimpan (termasuk files) ditempatkan ditempat yang aman dari kerusakan dan kehilangan.
• Setiap barang memiliki tempat dan setiap tempat ada barangnya (bila tidak ditemukan maka ada 2 hal yang harus segera ditindak-lanjuti: Habis atau Hilang?)
• Barang yang tidak mudah dijangkau memiliki resiko Safety, Biaya Angkut dan Pemborosan waktu pengadaan
• Barang harus dapat dikenali dari jarak; 3 meter dan mudah ditemukan dalam waktu 3 menit 

(4) RIGHT STORAGE

• Barang dikelompokan dengan sifat fisiknya. Cairan? Mudah meledak? Alat instrument? Ukuran Kecil (micro)? Tajam? Mudah busuk? Umur?
• Perhatikan aturan penyimpanannya. Suhu dingin? Suhu hangat? Kering? Lembab? Basah? Buatlah parameter visual yang mudah mendeteksi penyimpangan (oleh siapapun yang melihatnya)
• Luasan penyimpanan hanya ditujukan bagi Area produktif dan efektif (tidak berlebihan dan didasarkan atas pemakaian sesuai dengan sales order atau call by customer)
• Lokasi penyimpanan adalah aman bagi pekerja yang terkait dan tahu benar bagaimana proses handlingnya

(5) RIGHT for EVERYONE

• Barang mudah dikenali dengan label dan warnanya
• Mudah ditemukan berdasar denah (peta) lokasi atau code famili / katagori
• Jumlahnya dengan cepat dapat dihitung
• Mudah diketahui dari jarak 3 meter
• Mudah untuk mengetahui flow type inventory apakah dijalankan dengan benar (LIFO/FIFO)

Efektifitas kegiatan S2 = SET IN ORDER = PEMILAHAN dapat diketahui dari:

• Tanpa mencari
• Tanpa membungkuk
• Tanpa meraih
• Semua barang ada tempatnya dan semua barang ada ditempat

Penataan pada Rak, Lori & Stand:

• Jumlah stan dan rak harus disesuaikan dengan jumlah area yang ada. Bila jumlahnya terlalu banyak akan menganggu mobilitas kerja
• Buatlah stan dan rak tidak menyentuh lantai langsung, sehingga bagian bawahnya mudah dibersihkan
• Muatilah roli (trolley) dengan berat yang sesuai dan khusus untuk mengangkut barang bukan manusia
• Buatlah roli setinggi meja kerja (dan seragam) sehingga akan mudah pada proses pemindahan barang
• Design dan buatlah stan, rak dan roli sesuai dengan pemakaian dan area kerja yang ada

Penataan pada Kabel & Pemipaan:

• Kabel/Pipa yang terkubur akan cenderung rusak
• Kabel/Pipa diatas lantai kerja akan menganggu lalu-lintas kerja dan cenderung mudah rusak
• Kabel/Pipa up-ground (disangga) dengan ketinggian yang tidak tepat dapat memberikan pengaruh gangguan bagi lalu-lintas kerja. Keuntungannya: tidak mudah rusak
• Kabel/Pipa yang digantung (up-ground/hang up) akan memberikan keuntungan: Mudah perawatan, mudah re-lay-outing, awet.

Penataan pada Barang Stock untuk Cadangan tidak terduga:

• Pastikan kapan barang akan dipakai, berapa jumlahnya dan yang lebih penting lagi mendapatkan jawaban kapan akan dipergunakan kembali?
• Simpanlah ditempat yang mudah diingat dan diperiksa

Penataan pada Minyak & Pelumas:

• Gabungkan jenis minyak sejenis (dalam 1 grade yang sama), sehingga dapat mengurangi jumlah stock dan memudahkan pengendaliannya
• Berikan kode bagi perbedaan jenisnya tanpa perlu membaca label drumnya. Hal ini akan mempermudah pelayanan
• Tentukan tata letak sesuai dengan frekuensi pemakaiannya
• Pastikan alat bantu selalu tersedia dan hindarkan kontaminasi kotoran maupun produk
• Jauhkan dari polusi debu, api dan tersimpan dalam kondisi aman
• Siapkan serbuk gergaji atau pasir dan lap untuk pembersihan tumpahan. Cepat bersihkan bila terjadi tumpahan.

Penataan pada Instrumen atau Alat ukur:

• Peralatan akurat harus disimpan ditempat yang aman dan bersih.
• Mudah diambil dan dikembalikan ke tempatnya
• Penyimpanan harus menujukan ID alat dan kapan tangal tera ulangnya
• Simpanlah di tempat yang jauh dari guncangan dan benturan

Penataan pada Barang Berat dan Dimensi besar:

• Untuk barang berat dan besar, simpanlah ditempat yang terpisah dari barang-barang kecil, mudah pecah dan fast moving
• Berilah sela-sela untuk melakukan kegiatan kebersihan
• Tempatkanlah diposisi ruang yang tidak mengganggu movement barang dan orang

Penataan pada Barang Fast Moving dan Micro:

1. Bila barang sering dipakai letakanlah didekat operasi kerja
2. Buatlah dudukan dari warna kontras barang (hitam/putih)
3. Buatlah kotak atau dudukan sehingga barang tersusun rapih
4. Mudah dalam penyimpanan dan pengambilan barang
5. Hindari barang jatuh dan tercecer
6. Membuat denah penyimpanan atau list lokasi untuk membantu? 

Penataan pada Alat dan Mesin:

(Dasar utama pemilahan dan penataan mesin dan perlengkapannya)

1. Menghilangkan kebutuhan alat
2. Mengurangi jumlah alat yang dipergunakan
3. Menyimpan alat sehingga mudah ditemukan
4. Menyusun alat sesuai keperluan
5. Menyimpan alat sehingga tidak perlu pindah tangan
6. Menyimpan alat sehingga dapat disimpan kembali dengan satu tangan

Penataan pada Pisau dan Alat potong:

• Rancang tempat dengan mempertimbangkan keaman alat dan pemakainya
• Buatlah akses pengambilan aman, jangan sampai tangan menyentuh bagian tajamnya
• Kurangi jumlah barang yang disimpan (sesuai dengan area yang ada), sehingga dapat rapih dan aman dari rusak
• Hindarkan jatuh pada bagian tajam karena dapat mengakibatkan kecelakaan kerja atau kerusakan pada sisi tajam alat

Penataan pada Barang dan Pekerjaan yang jumlahnya berubah-ubah:

• Tentukan trend rata-rata pemakaian atau proses yang ada
• Tempatkan alat bantu atau keranjang bantu bila jumlah menjadi berlebih
• Pastikan ada pemisahan antara sampah dan produk
• Susunlah alat bantu dengan baik dan teratur, sehingga akan mudah didapatkan bila diperlukan

RAPI artinya:

• Setiap item yang masih diperlukan dalam pekerjaan, Tersedia Tempatnya dan Jelas Status Keberadaannya
• Setiap item dan tempat penyimpanannya mempunyai Nama atau Kode Identifikasi yang distandarkan
• Setiap orang mematuhi Aturan Penyimpanan dan Ada Mekanisme Penyimpanan 

 

Keuntungan penerapan S2 = Set in Order = Penataan:

1. Mudah ditemukan (< 3 menit)

2. Kesesuaian antara Label, Jumlah dan Tempat penyimpanan

3. Mudah ditemukan oleh siapapun (apapun?)

4. Menghilangkan kerusakan produk/material dan kesalahan pemakaian

5. Menghilangkan waktu tunggu

6. Set up persiapan dan change over

7. Waktu pencarian

8. Menghilangkan pergerakan yang tidak perlu

9. Jaminan keselamatan kerja

10. Memudahkan pekerjaan

PONDASI #1, WORKING PLACE MANAGEMENT

S1 = SORT = PEMILAHAN = SEIRI = RINGKAS

“S1 = SORT = Pemilahan adalah kegiatan menyingkirkan barang dan alat yang tidak diperlukan ditempat kerja. Pemilahan adalah seni menyimpan dan membuang barang. Pemilahan dengan bertujuan memudahkan semua orang untuk membedakan dua atau tiga kondisi yang berbeda. Dan ukuran kesuksesan dari implementasi S1 adalah bertambahnya Area kerja produktif (M2 ~ % Area)”

Prinsip dalam Pemilahan (SORT):

Untuk mempermudah aktivitas pemilahan adalah dengan melakukan workplace scanning dan memetakan tempat kerja sekaligus menerapkan prinsip “RED TAG (Label Merah).

Workplace Scanning:

Lantai, gang, tangga, di atas meja/lemari/rak, sudut ruangan

• Cari Furniture yang tidak dibutuhkan / berlebihan -> Kursi, meja, lemari, rak, filing cabinet
• Cari Barang/peralatan yang tidak dibutuhkan / berlebihan -> Tools/perkakas, kabel, mold, baut, pipa, palet, peti kayu
• Cari segala sesuatu yang di tertempel di dinding / penyekat / papan pengumuman: Poster, kalender, memo yang kadaluarsa
• Cari tempat yang menyimpan barang yang tidak diperlukan: Lemari, laci, filing cabinet, gudang, ruang kosong
• Cari barang lain yang tidak berhubungan langsung dengan pekerjaan : Piring, gelas, asbak, stick golf, raket, boneka, balsem, mie bungkus 

Inspeksi dilakukan dengan cermat, pada setiap sisi tempat kerja. Lantai kerja (apa yang ada diatas meja, di kolong meja), lorong, bawah tangga… Setiap senti dan jengkal. Tandai dan beri keterangan. Kemudian berikan “RED TAG” pada barang yang perlu dibuang atau disingkirkan, dengan berpedoman pada pertanyaan prinsip yaitu:

• Apakah benar-benar diperlukan?
• Milik siapakah?
• Apakah masih dibukukan, identifikasi?
• Dimana seharusnya ditempatkan?

Bila jawaban pada ke-empat pertantanyaan diatas adalah meragukan, membingungkan, tidak bertuan dan tidak jelas; maka sepantasnya barang tersebut di RED TAG.

Langkah RED TAG: 

1. Buat Kriteria RED-TAGGING
2. Tunjuk petugas ‘RED TAG’ dan penaggung jawab area
3. Buat form RED TAG dan bakukan
4. Meeting dengan operator
5. Buat catatan distribusi RED TAG (log book)
6. Singkirkan & Pisahkan barang yang di RED TAG ke area RED TAG
7. Distribusikan RED TAG List & Minta action plans (maximum 60 hari)

Kemudian buatlah standar kerja yang jelas dan mudah dimengerti:

1. Barang apa saja yang boleh ada pada area tersebut.  Nama barang, Jumlah, Penanggung jawab, Frequensi audit scanning
2. Tindakan bagi penyimpangan, apakah akan disingkirkan, dipisahkan atau dibuang/dimusnahkan

Keuntungan penerapan S1 = SORT = PEMILAHAN adalah:

1.      Tempat kerja produktif lebih luas

2.      Hilangnya pemborosan waktu tunggu

3.      Hilangnya pemborosan pergerakan (MOTION)

4.      Hilangnya kesalahan pemakaian barang (DEFECT)

5.      Stock Counting (record accuracy) menjadi lebih baik, karena mudah untuk dilaksanakan, dampaknya INVENTORY menjadi terkontrol

6.      Lingkungan kerja yang aman bagi produk dan pekerja